Préparer un colloque - COMMUNIQUER AVEC SES ADMINISTRES

Préparer un colloque | version PDF
Durée : 2 journées

Prérequis :
Public concerné : Responsable de service communication, évenementiel
Moyens techniques :
Objectifs : - Comprendre lenjeu de lévénementiel - Connaître la faisabilité dun événement - Savoir préparer un colloque, une table-ronde- Appréhender les paramètres dune bonne organisation ;
Dates :

Programme :

Intervention

De l’événementiel au colloque

1.1 Définitions de l’événement

1.2 Les enjeux de l’événement : promotionnel, financier, convivial

1.3 Les dimensions de l’événement

1.4 La typologie des événements

1.5 La cohérence de l’événement

Ä Réflexion individuelle puis restitution orale devant le groupe autour d’un exercice permettant de déterminer ses fondamentaux de positionnement

Les choix stratégiques liés à l’événement

2.1 De l’idée au projet

2.2 L’objectif

2.3 La date

2.4 Le lieu

2.5 La préparation scientifique du colloque

Les composantes de l’événement

3.1 La structure organisatrice

3.2 Le concept événementiel

Ä Réflexion sur les enjeux d’un événement envisagé par chaque participant et sur sa faisabilité (diagnostic et analyse des besoins) ; puis échange collectif sur chaque projet présenté

3.3 Les intervenants

3.4 Le budget

4. La réglementation

4.1 Démarches juridiques

4.2 Buvette

4.3 Fiscalité

4.4 Assurances

5. Les outils pratiques de l’organisateur

5.1 Le cahier des charges

5.2 La synoptique (retro-planning)

5.3 Le budget prévisionnel

5.4 Les réunions d’avancement

6. La communication de l’événement

6.1Le responsable de la communication

6.2 Le plan de communication

Ä Elaboration d’un plan de communication propre à son événement

6.3 Les supports de communication : plaquette, tract, affiche, invitation

6.4 Les relations avec les medias : le communiqué de presse, le dossier de presse, la conférence de presse, l’interview

6.5 Le dossier de partenariat : trouver des sponsors et des mécènes pour son événement ; construire un dossier de présentation

7. Le jour J et après

7.1 Les ultimes préparatifs

7.2 Le jour J

7.3 Le bilan : introspectif et prospectif ; valorisation de l’événement auprès de ses partenaires institutionnels

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